7/23/2016

定時歸零這五件事,找回工作人生準星

esor huang(異塵行者)

以前當兵練習打靶時,都要做歸零射擊,校準瞄準星與彈著點,這樣打靶才能有效。否則,拿著準星偏移的槍,怎麼瞄當然都打不準。

器械是這樣,人生也是,如果你的人生準星偏移了,愈努力進擊就會離目標愈遠。所以,人生也要懂得歸零思考。

但不一定要等到遭遇大失敗,才要開始歸零思考去找逆轉勝,更好的方法或許是在日常生活中「時時歸零」,才能保持工作速度、掌握生活節奏。

今天這篇 lifehack 系列文章,就要跟大家分享我平常會在哪五件事情上「定時做好歸零」的動作。


1. 每天做,信箱歸零的心得

什麼是歸零?其實就是「有效的清空」,不是隨便放棄丟棄的清空,而是清理雜物,讓出更多自己能邁向目標的空間。

所以首先我每天一定會做的歸零動作就是:「清空收件匣」。我會在前一天下班前把電子信箱的收件匣「清空」,這樣一來今天打開信箱,我能準確看到今日的重要郵件,以及有餘裕處理新的任務。

放心,清空收件匣的意思不代表要把所有郵件完成,而是要把我們的「郵件列表歸零校準」,有幾個步驟:
刪除:完全不需要處理的郵件,連打開都不用,直接刪除。
交辦:可以或應該交給同事或客戶做的任務,立刻轉交。
回覆:不一定要完整答覆,有時候可以「先答覆下一步行動」給對方,會比把郵件拖在那邊不處理要好,起碼任務會往前推進。
延後:今日沒時間處理的郵件,全部延後,讓他們先不要出現在收件匣,等到有時間處理時再出現(所以需要像是 Google Inbox 這樣的系統)
完成、封存:已經處理好的郵件直接封存,不要出現在收件匣。

每天下班前我都會進行上述動作,然後把信箱「歸零」,校準成可以隨時接納新工作、專注處理重要工作的狀態,而非雜務一堆的狀態。

想學習清空收件匣方法,可延伸閱讀:
- [摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧
- [革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣

2. 每週做,待辦清單歸零的心得

接著,我每一週都會做一個「待辦清單歸零」的動作。把上一週已經完成的任務檢視一遍,看看有沒有還需要延伸執行的部分,然後把上一週未完成的任務清空,適度分配到下一週或更久之後處理,也就是每個週末重新校準待辦清單,讓下一週不被上一週的雜物拖累。

同樣的,待辦清單歸零不代表我們要完成所有任務,通常一般人做不到這種神乎其技的技巧,所以每週待辦清單「歸零」其實要做的是下面這些步驟:
刪除:是不是這件事情根本不重要所以我沒做,那麼要不要直接刪除?
交辦:如果我沒時間做,有沒有可能交給誰來做?
切割:如果任務太難,嘗試切割成比較好消化的多個小任務,下週依序試試看。
延後:暫時做不到的任務(沒時間或沒能力),要不要延後到更久之後再做?
完成、封存:已經完成的任務移出清單,封存起來,不要干擾目前任務。

我每個週末都會進行上述「待辦清單歸零」的動作,如果沒做,下一週就會被上一週的雜物與焦慮繼續干擾,只會讓工作速度愈來愈慢,而一旦先歸零,下一週就可以找回工作節奏與速度。

想學習我的待辦清單管理方法,可以參考下面文章:
- 子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作
- 工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的壞習慣
3. 每月做,收集資料歸零的心得

我是知識工作者,每天都要收集大量資料,並建立自己的知識庫,但為了以後能後更有效運用這些資訊,我會每一個月進行一次「收集資料歸零」的動作。定時校準一下自己收集的資料,可以讓這個資料庫保持活水,並且被未來的自己更容易取用。

當資料只是斷簡殘篇的躺在資料庫中,沒有辦法發揮綜效。當資料沒有跟自己的目標連結,那麼資料永遠無法校準到可以活用的程度。所以收集資料也需要歸零,要怎麼做呢?
刪除:每個月我會檢視一遍這個月收集的資料,刪掉那些只是一時衝動所剪貼下來的內容。
加工:然後我會看一遍剩下來的資料,看看有沒有新的心得,並且把自己的想法用「三層筆記法」加註到資料中。
行動:最重要的是思考看看這份資料可不可以讓我採取什麼下一步行動,並納入我的待辦清單校準中。
連結、合併:把相關的資料進行「連結」(例如 Evernote 的記事連結),或是合併類似的內容,讓資料更完整精準。
整理:最後用最精簡的方法進行整理,讓資料以後找得到(例如我的 Evernote 整理法)。

透過上述每個月的資料歸零,我就能校準自己的知識庫,讓他保持一個長久可用、好用的狀態。

想要學習我的收集資料方法,可以參考:
- 跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法
- 活用資料庫的資料收集法:試試加上這四個關鍵步驟!
- 如何有效收集資料?給知識工作與學習者的建議流程
4. 每季做,願望計畫歸零的心得

然後我每隔一季,或是每隔半年,這倒不一定,我會重新校準我的長期願望與計畫,將一些偏離的、無法完成的計畫歸零。

例如我可能想要製作某些主題的書,進行了半年,發現找不到合適的作者,或是想不出好的主題或內容,那麼我會先將這些「計畫」擱置歸零,但也不是放棄,只是先移出自己的跑道,讓自己可以更專注在其他「能夠完成」的事情上,不要被干擾。

我會進行下列步驟:
刪除:刪掉真的完全錯誤估算的計畫。
切割:把太大的計畫切割成小計畫,看看有沒有可能先完成小計畫。
修正:把錯誤的目標,修正成我現在可以完成,或是更好的方向。
延後:把暫時做不到的計畫延後,像是我有一個「放棄的筆記本」,裡面放滿了被我延後的未完成計畫。
完成、封存:把完成的計畫封存。

我們想做的事情很多,但可以做的時間不多,所以每隔一段時間做些「歸零」,可以讓我把時間留給更重要,而且做得到的目標。

關於我的夢想與計畫方法,可以延伸參考:
- 做好大人的學習筆記:如何開始建立你的技能系統?
- 讓自己開心的筆記術,今天開始寫你的快樂筆記本
5. 每年做,工作檔案歸零的心得

最後,每一年我會做一次更大的歸零,把整個檔案系統做一次校準,重新整理這一年所有專案的檔案,然後準備好給下一年專案資料與檔案的空間。
刪除:我會刪除專案過程中產生的一些暫時檔案。
封存:我會把已經完成的專案放進封存資料夾。
整理:我會重新命名檔案系統,讓檔案系統根據我的排程排序,這是我最好的校準。

關於我怎麼用歸零校準的方法重新整理檔案,可以參考:「一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則」。

歸零思考:
歸零不是把任務都完成(那是不可能的),歸零反而常常是把無法完成的事情清空,讓被打亂的自己重新接上軌道。

歸零就是,清空會影響工作節奏與生活品質的雜務雜物,並且讓工作與生活的任務重新校準,便能以正常速度和精準方向繼續前行。

沒有留言:

張貼留言