你為處理電子郵件發愁？

金融時報
露西•凱拉韋

現在加州的潮人們熱衷於召開一種新型派對。其基本模式是，邀請好友以及同事來到自己家中，打開一瓶美酒，播放一個動聽的音樂列表，然後大家拿著各自的筆記本電腦安頓下來開始清理電子郵件。

“收件箱清零派對”的創意來自蘭迪•扎克伯格（Randi Zuckerberg，馬克•扎克伯格(Mark Zuckerberg)之姐），並且很可能是有史以來最糟糕的社交聚會創意。相比之下，即使特百惠(Tupperware)派對都開始顯得像是閃閃發光的知識分子沙龍。

蘭迪•扎克伯格表示，未讀的電子郵件會使她的精神產生負擔。對於這種情況，解決辦法並非開個派對，而是告訴她自己學會控制情緒。現在我的兩個電子郵箱中共有2347封未讀郵件，而我在精神上並沒有感到什麽壓力。我會在收到郵件時瞟上一眼，根據發件人是誰以及標題欄的內容選擇是否閱讀郵件。否則的話我傾向於不讀郵件。

蘭迪•扎克伯格稱，為了營造派對氛圍，她的所有賓客都要把抱怨“自己如何討厭花費大把時間處理電子郵件”作為開場白。這種做法的問題在於，抱怨電子郵件甚至比抱怨天氣還要無聊。無疑人人都會這麽做，包括一開始帶給我們電子郵箱的那些人。戴夫•科普林(Dave Coplin)是微軟英國公司的“首席構想官”，他最近剛寫了一本關於被瓦解的事物的新書，而電子郵件正是最為破碎的東西之一。他感嘆稱，我們都是電子郵件的奴隸。
上周我去聆聽了一位女士的演講，主題是如何更好地使用電子郵件。在聽演講的過程中，我意識到我們都應下定決心永遠不再抱怨電子郵件是如何占用了我們的時間；正相反，我們應當提醒自己電子郵件是如何使我們能夠應付過來。電子郵件最絕的一點在於，它使我們能夠不用抬一抬手指就裝出一副非常有條理的樣子。

我沒有在電子郵箱中設立文件夾，也沒有用於整理資料的系統。這是因為我沒有這個需要。郵箱搜索功能是如此有用，以至於任何人發給過我的任何東西都可以雜亂無章地存放在存儲雲中，而通過搜索功能又可以一瞬間將其找到。

我還學會瞭如何過濾信息，並在過去的一周當中很開心地安裝了一個嚴格的屏蔽系統。我的郵箱現在拒收所有公關郵件和騷擾郵件，幾乎所有的群發郵件，甚至少數幾個同事的郵件。所有“不在辦公室”的回復以及來自LinkedIn的郵件都被屏蔽了，因此我再也不用讀到聲稱“某某人又增添了一項新技能！”的信息了，我甚至屏蔽了每日來自食堂的郵件，信中通常會告訴我晚餐的菜單包括面托烤香腸(toad in the hole)以及葡萄乾布丁(spotted dick)。

通過這些過濾設置，我現在每天大約收到15至50封郵件。對於這些郵件，我會在我認為恰當的時候做出回復——我可能立刻回信，也可能永遠不會回信。唯一一類我會設法立刻回復的郵件都是關於一些需要我做出否定回應的事。這些郵件會對我的精神造成負擔，因此為了盡可能地減小損害，我已經學會瞭如何盡可能快地回復“謝謝，不用了”。

我意識到，承認電子郵件並未占用自己太多時間存在一些不合宜之處。這等於是在說：我既不是很重要，也不是很受歡迎。既受歡迎又很重要的人物在電子郵件上面臨的麻煩比我要大得多，以至於他們中的某些人選擇建造“電子郵件救生筏”來保護自己不被電子郵件淹沒。在做過了這些事情以後，他們也很樂於和大家談起。

鞋業零售商Zappos的首席執行官謝家華(Tony Hsieh)就把自己的電子郵件救生筏取名為“昨日箱”(Yesterbox)，因為他每天都會處理前一天的郵件。在近期的一篇博客中他解釋道，這個系統的美妙之處在於，需要處理的任務數量總是有限的——當他完成任務時總是能夠獲得一種成就感。當我讀到他的自白時，我隱約產生了一種似曾相識的感覺。隨後我意識到，自己以前也曾等到一天以後方纔回復。我們都曾這麽做過：這種模式的名稱叫做郵政系統。

朱莉婭•郝博斯鮑姆(Julia Hobsbawm)也建立了一個類似的電子郵件救生筏，她是全球首位社交網絡理論教授（倫敦卡斯商學院(Cass Business School)授予她訪問教授職位)。這位強大的溝通者設定她的電腦給每一位聯系她的人都發送一封回復郵件，信中寫道：“我有意沒有立刻回復（慢是新時代的快），但如果您對此感到介懷，您可以向我的號碼xxx致電或發送信息。在其他情況下，我傾向於在24小時以內回復。”

這是一個非常聰明的舉措。電子郵件從本質上而言是一種民主化工具，因此你必須非常努力才能顯得高人一等。這條自動回復機敏地向我表明，她的時間比我的更加寶貴，而且她完全不考慮可能堵塞我的收件箱。

幸運的是，現在我已經向前邁出了一步：鑒於我已如此擅於為我的郵箱設置屏蔽，我又增加了一項過濾設置，拒收任何包含“自動回復”的郵件。然後出於安全考慮，我還屏蔽了任何包含“慢是新時代的快”的郵件。因為事實並非如此。