提高組織生產力的 6大溝通需求

所有的組織管理者，都希望能夠有效地提升組織整體生產力，而這中間最大的關鍵，在於如何有效提升溝通的品質。
溝通，是組織每一天、每個時刻都在進行的活動，從一早走進辦公室和同事打招呼開始，到一天結束送出工作報告，所有的行為都是在「溝通」。在分秒必爭的商業世界裡，如何讓溝通更有效，一直是管理者相當有興趣的話題。

以撰寫高效率工作法則聞名的軟體公司37signals創辦人傑森．福萊德（Jason Fried）以及大衛．漢森（David Heinemeier Hansson）就認為，商業世界裡面為了溝通，而產生了許多過時的文件，一堆沒有人讀的報告、圖表，派不上用場的產品說明書，花了非常多時間製作，但是不見得能夠達到溝通的效果。
為了提升組織生產力，管理者需要更有效地提升溝通的品質，揚棄過去傳統的溝通方式，帶進新的觀點，讓組織成員能夠因為有效的溝通，能夠達到更好的工作效率，增進職場友誼和成就感。

在領導訓練領域知名的教育訓練顧問公司費爾斯（Fierce. Inc.）創辦人蘇珊．史考特（Susan Scott）就說：「組織內說了甚麼、如何說的，以及誰被邀請進來說，決定了很多事情」。
為了了解如何揮別不合時宜的溝通方式，費爾斯公司做了一項全球性網路研究調查，了解現今工作者覺得組織最需要改善的溝通議題，歸納出六大需要，他們同時也建議公司管理者可以從這六個層面去加強內部員工訓練，讓他們能夠更有效地溝通，提升生產力。
需求一：決策過程，納入多元觀點
在一般商業環境當中，因為要講求速度，管理者多半無法在決策過程當中，納入正、反兩面的意見。於是，決策變得很單薄，只有決策者單方面的想法及做法，推行的商業方案往往缺乏深厚的討論基礎，容易造成失敗。

費爾斯公司的調查發現，98%的受訪者認為，管理者在決策過程當中應該將那些會受到決策影響的人，包括進來，因為他們才能提供反面、但是有效的見解，而能夠深化決策的基礎。

現實狀況和一般人的理想狀況不同，原因很簡單，沒有人喜歡反對的意見。根據調查，在瞬息萬變的商業環境當中，異議者的聲音，往往會被忽略，有40%的員工認為，管理者通常不會邀請反對的聲音進入決策討論過程。


雖然現實狀況有時候無法容許反對的意見，但是假如能夠在決策提案一面倒的情況下，繼續去探討其他可能性，對於組織會有正面幫助。有97%的受訪者就認為，即使是在決策一面倒、受到大家贊同的情況下，假如能夠繼續深入去探討是否有其他可能性，就能夠做出更好的決策。
而有將近一半（49%）的受訪者，覺得所屬的公司即使對於自己的決策已經有了定見，也還能夠鼓勵員工繼續提出自己的觀點，由此可見許多公司對於決策容納多元的聲音，抱持正面的態度，只是在做法上，也許是受限於時間、經費或心態想法，還沒有辦法做到將所有受到影響的人都納入討論過程。
帶進更多創新想法，也有助於對於決策議題的深入了解。他們建議公司能夠多多邀請那些有不同想法的人，鼓勵他們分享自己的觀點，累積內部的想法形成智庫。
在分享的同時，員工也能藉此更為熟悉決策相關議題，並且更明確地了解決策所產生的後果。而且，討論過後，也能產生較多的解決方案或策略，供組織選擇。最後員工對於決策會更有信心、更能信服。
需求二：誇部門合作，公司生存關鍵
哈佛大學組織行為學教授克立斯‧阿奇斯（Chris Argyris）表示，很多經理人為了迴避衝突而不能有話直說，沒把重要的事情拿出來談，結果不能做出有效決策。

組織為了讓部門間能夠合作，必須有效地去溝通、解決部門間存在的利益衝突。

部門合作，以及運用組織內部同團體的力量，是現代職場必備的能力。

一家公司如果誇部門合作沒有做好，那麼縱使有好業績，都是枉然。因為誇部門合作可以帶來有價值的經驗、團對力量和新觀點，不僅僅是對一時的業績有幫助，對於企業長久經營更為重要。
誇部門團隊合作所產生的綜效，不但可以降低重覆的努力，增加組織生產力；同時也增加工作夥伴間的信任感及工作熱情，增添團隊的凝聚力。

需求三：同儕關係好，生產力加分

管理大師約翰‧科特（John P. Kotter）曾針對十五位成功領導者進行研究發現，這些人平均每天有75%的時間與他人接觸、建立關係。而且，多數的時候，都僅是隨意的聊天，並沒有特定的目的或是話題。
當人們開始重視和同事的關係，願意去經營這類關係，職場環境會開始變得更以親和力、也會提高員工的工作效率。

因為員工會因為在工作環境中，和其他人建立良好的關係，而有較高的參與感，這些「關係」的建立，有助於提升員工生產力和組織收益。而且職場同儕間關係良好，也能降低離職率，並且吸引頂尖人才前來就業。


關係」是商業中相當重要的一環，而關係是靠著每天和同事講話，所建立的情感而來。而這樣的情感來建立在能夠對於批評抱持開放的態度，並且誠實面對壓力和責任，具有個人擔當的能力上。

組織領導者除了學習更多的同儕溝通技巧之外，對於自己的脆弱面，也需要有更多的瞭解，才能和他人建立真實有效的關係。

需求四：直言不諱，組織生產力之鑰


直言不諱通常會發生在一個真誠、開放的對話當中，一個健康的職場環境，通常工作者會有默契，將客套話和假道學的說法摒除在外，創造出可以公開辯論、自由表達意見的環境。

在這樣的環境當中，人們可以為失敗負責，在錯誤中學習，成功也能得到應有的獎賞，徇私自立的情況降到最低，或者和組織整體利益有更好的結合。

一個組織若能獎勵員工的直接和誠實，就能夠創造出直言不諱的組織文化，當員工和管理者都願意勇敢地去表達自己的意見和想法，就能夠減低迂迴的溝通過程、提高組織生產力！
需求五：面對面質問，直達成功
和直言不諱不太一樣的面對面質問（confrontation），意思是指在和對方溝通時，能夠針對不同意的地方，加以討論。

面質經常被誤解，想到面質，會想到充滿緊張與爭吵。但是會有爭吵，其實是因缺乏良好的溝通技巧。假如有好的溝通技巧輔助，面質會是一個澄清事情的好機會，並且能夠增進員工參與度。

具有生產力的面質，

●首先要為會面做好準備，想好要說什麼。

●在溝通時，要掌握好時間，不要花太多時間在談話上，多練習精準地表達自己想說的話。

●盡量不要有負面判斷或責備，而專注於議題核心，真心傾聽對方在說什麼。

若能以尊重且直接的方法解決問題，將可以帶來信任並成功解決問題。

需求六：員工訓練外，延伸討論，幫助學習
組織中總會安排許多領導訓練課程，但是，訓練課程的學習，往往都是從課程後才開始。因此，訓練不應該只是一次性的活動，而應該是一個觸媒，促進員工在課程後，繼續學習，並持續將所學的東西，整合到工作裡。

課程後的應用技巧之討論及補強，才是員工訓練的重點，實際操作，不但可以幫助學習，也能夠為員工生產力帶來很大的助益。