3行寫好英文e-mail

每天上班，一坐到辦公桌前的第一件事是什麼？許多人的回答都是：打開電腦，點開e-mail，收信、回信。

面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具，絕大多數人都用得順手順暢，因為要寫出一封中文e-mail，文筆好壞見仁見智，要達意並不難。

如果突然要你寫一封英文e-mail呢？

你可能會發現自己立即陷入這樣的窘境：光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說，就讓你抓破頭、耗去了大半天的時間；寫完後，也不太確定自己寫的對不對，懷疑真的可以寄出去了嗎？

無論是中文、英文e-mail，目的都在於清楚溝通訊息，為什麼換個語言，難度就立刻增加十倍、百倍？或許你直覺就會歸咎於自己「英文不好」，但是在你打算惡補文法、狂背單字之前，不妨先試試一個快速有效的方法，解決這個難題：參考範本，複製貼上。

首先，你或許已經有一點英文e-mail的基礎了，因為開頭稱Dear或結尾語用Best Regards，你可能早就這樣用了。日本商務英語教學公司integral element總經理井上由美子表示，英文e-mail的開頭和結尾部分，某種程度上都已經是慣用的句型了，只要把這些句型記熟，寫出來的信就不會太離譜。

其次，e-mail強調的是「溝通」，而非「文法的正確性」，所以主旨和內容力求簡潔易懂就好。一般常說，英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個英文字：K.I.S.S.（Keep it short and simple），就是簡單簡短之意。

簡短的標準是什麼？日本《Associé》雜誌2014年4月號以「絕對派得上用場的英文」為題，訪問了常寫英文e-mail的經理人。一是在英特爾（Intel）工作的平井友和。他在海外工作長達10年，常和各種國籍的同事、客戶e-mail往返，培養出一套獨門的e-mail寫作技巧：如果想要對方讀信，最好的方法就是把一封信拆成好幾封，「短到一封信只講一件事。」

平井與許多外籍工程師合作，他觀察，許多人常把冗長信件留到一天的最後才讀，很短的信才會馬上讀。甚至有些人只讀最前面兩、三行，後面太長就不讀了。

專門協助海外企業在日本行銷的森內創則表示，英文e-mail的重點，就是明確傳達內容。他把e-mail劃分為3類：詢問（ask）、請託（request）和提案（proposal），e-mail的主旨也以此開頭，讓收信者知道這封信的目的，和需要收信者做出什麼行動。

雖然開頭和結尾不難，中間也不需要長篇大論，但是我們在寫英文e-mail時，仍不時感覺「卡卡的」、不確定這樣說是否正確、難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此，寫英文e-mail，就算是簡單的內容，也要花上一番功夫構思。

調查公司Radicati的研究預估，2015年，每人每天平均將收發125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結構，回覆英文e-mail更有效率，試想能省下多少時間？

接下來將列舉出職場上最常見13個英文e-mail情境，包括人事異動、報價詢價、詢問出貨進度、向客戶請款等，提供實用的商務文書開頭和結尾語，加上簡潔達意的正文與通用的替換句型，讓你面對各種情境，都能三行寫好英文e-mail。