少做一點比較好

我們生活在一個公認「多比較好」的世界。我們追逐更多的金錢、更大的房子和車子、更多的衣服和家具。我們追求更高的生產力。

然而，一天時間有限，我們的生產有限，無法再做更多。許多人將這些限制看成問題，有些人則視為挑戰：每天要如何擠出更多時間？如果能夠更有效率安排時間，是否可以在有限的時間裡做更多的事？

事實上，做了更多事並不意味你做了有意義的事，你很可能做了一大堆不重要的事，同時又弄得自己工作過度、壓力過大。

高效專家李奧．巴伯塔以自己親身經驗告訴我們：少做一點比較好，簡化事物，專心去做生活中最有生產力的事才更重要。而少做一點比較好的真正關鍵和驅動力在於創造，以及在生活中養成更多有生產力的新習慣。

簡化的原則可以分為 2 步驟：

步驟 1 找出最要緊的事


少做一點比較好的 6 項指導原則是幫助你簡化生活、提高生產力的點子。透過減少工作數量，轉而專注在最要緊的事，便可減少生活中的雜亂。光這麼做就能降低你的壓力並讓你更有生產力。在聰明運用這些原則時，簡單原則是非常有力的工具：

原則 1 設定實際的底限

學會如何設限的流程如下：

1 分析目前慣用的標準，並隨意選個你認為理想的限制。

2 用一段合理的時間測試新的限制，評估它對你是否有效。

3 如果你的新限制不管用，調整到你認為比較有用的標準，再試試看。

4 繼續微調並調整自己的限制，直到你找到最佳標準，並養成新的習慣。



原則 2 選出最要緊的項目

如何找出最要緊的事？你必須回答自己 9 個問題：

1 你在乎的價值是什麼？

2 你的目標是什麼？

3 你對什麼充滿熱情？

4 你認為什麼是重要的？

5 什麼會帶來最大的影響？

6 哪些項目具有最大的長期價值？

7 哪些是你真的需要，而哪些你只是想要？

8 哪些是可以消除且不會造成任何問題的？

9 一、兩個星期後，當你重新檢視你的選擇，會有什麼改變？

原則 3 簡化手上的工作

你只要排除不必要的事，拿所有時間去做能創造最大價值的事。舉例來說：

1 你可能著手進行一項任務，上面有 8 或 9 件事。

2 回答上述 9 個問題後，你或許認為清單上只有 3 項重要。要排除其他 6 項。

3 做這件事的困難來自別人想的是增加你的工作項目，而不是減少你的工作。這時你就得有很好的技巧。

原則 4 專心

專心的方式有好幾種：

■你可以專心在一個目標。

■你可以專心眼前的事實。

■你可以專注於手上的任務。

■你可以專注於各種情況下的積極面。

原則 5 養成更多有生產力的新習慣

少做一點比較好的真正關鍵和驅動力在於創造，以及在生活中養成更多有生產力的新習慣。前進的最佳辦法是展開為期 30 天的挑戰，一次專心面對一個新習慣。

原則 6 從小處做起再逐步改善

利用少做一點比較好的原則，想提高成功的可能性，應該從小處做起，再穩定地小幅逐步改善，而不是超出能力所及的範圍。

步驟 2 排除多餘的雜務


在這個商業時代，你必須懂得一些非常實用和有效的準則，來面對那些最有可能弄亂一整天的事情。要在每天做到少做一點比較好，就要學會做得更少，但多多達成以下幾個項目：

項目 1 目標和專案

你最好只要掌握少數幾個目標，而不是一大堆根本做不到的目標。終極之道是「單一目標系統」──全心全意面對一個目標。

項目 2 任務

每天選出 3 項你最需要完成的任務，把它們指定為當天「最重要的任務」。然後集中精力完成這 3 項最重要的任務。

項目 3 時間管理

■不要事先安排約會──要求想跟你見面的人，先打個電話。如果你有空，就讓他們來，如果沒空，讓他們再找時間撥電話來。

■記錄行事曆──把必須記得的事情寫在行事曆上。

■隨身攜帶口袋型記事本──一有新點子就寫下來。

■了解事情的輕重緩急──知道什麼時候該做什麼事。

■持續不斷減少任務──排除任何花了時間卻沒回報的事。

■一次處理完每天必須完成的家務事──集中精神快速且有效率地處理掉這些例行工作。

項目 4 網際網路

設定限制讓你能更有效地使用網路。一些建議包括：

■上網一定要有明確目的。

■優先為你的專案上網查資料，然後徹底離線，著手處理最重要的任務。

■設好定時器，依照你指定的時間專心處理手上的任務。

■再度上網時，先列出需要上網查詢的項目清單，你就不必擔心會忘記。

■完成最重要任務之後，可以犒賞自己一下，上一些你喜歡的網站。只要確保你只有在完成工作後才這麼做。

項目 5 電子郵件

對付電子郵件的方法是透過簡化和設限，變得更有力。要簡化你的電子郵件，你必須：

■隨時保持收件匣淨空，所以你每天的挑戰就是處理收件匣並盡快清空。

■盡可能刪除明顯的垃圾郵件。

■每讀完一封電子郵件便立刻處理。



項目 6 建檔

簡易的建檔系統建議有：

■針對每張文件都有合適的處理方式。

■把所有文件放在一個抽屜。當抽屜滿了，全部再看一遍，丟掉你現在認為不必要的文件。

■盡可能用電子格式將東西儲存在網路上。只有那些必須以紙本形式保留的東西，才以實體的文件建檔。

■立即處理所有的紙本。不要堆積如山後才整理。現在就動手。

項目 7 承諾

簡化你的承諾：

■退一步看清全貌。什麼對你最重要？

■現在就列出目前所有的承諾。

■釐清 5 個真正最重要的承諾。

■開始刪除一切你答應卻不必要的承諾。

■承認自己沒有足夠時間做一切想做的事。

■訓練自己對新的承諾一開始就說「不」，不要等後來變得更棘手時才說。

■盡量每天少做一些。

■確定只做單一任務。一次只做一件事，把它做好。

■騰出更多時間做你愛做和想做的事。

項目 8 例行工作

每天早晚以簡單的例行工作開始和結束，可以提振產能並帶來平靜有序的感覺。

項目 9 工作環境

乾淨的辦公桌可以讓你專心完成手上的事。如果周遭環境雜亂，會事倍功半，因為視覺上的干擾會讓你分心。

目 10 放慢腳步

放慢腳步卻可以讓你完成更多事，聽起來確實有違常理。但簡單的事實是，人並不是生下來就要用每分每秒去做狂熱的事。

項目 11 身強體健

簡單的身強體健計畫如下：

1 養成運動習慣，每周至少出門 3 次動動身體 30 分鐘。

2 逐步改變你的飲食。吃清淡點，並找到你喜歡的健康食物。

3 在運動量和飲食方式上──同時維持定期和逐步的改善。

4 確實取得進展時，犒賞自己，維持高昂的動機。

目 12 動機

動機是成就一切的關鍵，尤其是在你想要簡化生活和工作這件事上。如果你保有夠久的動機，你就會做到。