3/14/2013

永遠別把時間浪費在鑽牛角尖上

今周刊
蔡曜蓮

身兼企管顧問、專欄作家等多項職務的彼得.布雷格曼,體會到「沒時間做完所有事」這個事實,他認為,惟有專心做好自己認為重要的事,才能看到人生的美好。

時光一逝永不回,如何妥善管理時間,是許多人永遠的課題。企管顧問專家彼得.布雷格曼(Peter Bregman)以往也曾困擾於,他決定要做某件事,結果一天當中花了許多時間做了其他十件事,才赫然發現,最初想要完成的那件事,早被遺忘了。

為了提升自己的工作效率,布雷格曼第一個想到的方法,也和多數人相同,到書店找有關時間管理的書來學習。但他廣泛閱讀後卻發現,市面上竟沒有任何一本書可以滿足他的需求。

「所有時間管理的書都受同一套迷思影響,就是:只要你夠努力,就可以完成所有事;如果你找到對的方法,如果你適當地分類事情,就可以完成所有事。」布雷格曼說:「這不是真的。因為有太多事要完成,而你不可能完成所有的事。」

在這種情況下,「我們必須有策略地選擇如何分配時間,但更重要的是,排列事情的輕重緩急,決定自己『不要』做什麼,才會有更多的時間與精神,投注在那些真正有意義的事情上。」

找到最重要的五件事

正因為自己以前對時間管理有非常大的障礙,讓布雷格曼動念寫一本時間管理書,他笑說:「我不是過著完美生活的時間管理大師,下凡訓誨各位執迷不悟的凡夫俗子。」相反的,他是自己一邊實踐,一邊從錯誤中修正,才體悟出「關鍵十八分鐘」的理論,以及列清單的方法。

所謂的「關鍵十八分鐘」,指的是一天只要花十八分鐘,就能事半功倍。他每天早上花五分鐘,擬定當天的計畫;之後每一小時花一分鐘,檢視剛剛自己的表現;晚上再花五分鐘,自省一整天的生活。

計畫要怎麼訂?一年之計在於春,現在正是訂定計畫的良機。布雷格曼建議大家在一年之初,列下五件最想要完成的事,而這五件事就是往後每天生活的基礎,每天專心地把時間投入其中。

他的方式是在紙上畫下六個箱子,前五個箱子各裝一件重要的事,然後將所有難歸類又無法逃避的生活瑣事,統統掃進第六個箱子。至於目前他這五個箱子的內容,分別是服務現有客戶、開發未來的客戶、寫作及演講、與家人和朋友相處、做些有趣的事並照顧好自己。這些箱子占了生活中九五%的時間,最後一個箱子則是付帳單、買新印表機等其他雜事,只花五%的時間。

有時,計畫會趕不上變化,一旦出現任何新增的工作,布雷格曼會先思考這份工作應該被丟進哪個箱子裡。實行這方法幾天之後,他就發現,幾乎大部分的事情都會被放到第六個箱子。有了清楚的界線,他就能把時間花在對他最重要的五件事上,不再為了瑣事忙到焦頭爛額。

接下來,就是回頭看先前的時間是否過得有意義。檢討自己並不意味著自我打擊,重點是要檢視過去這一小時,以及過去的這一天,但不必鞭笞自己的過錯。「我從來不會對自己說,你一事無成」。那是另一種形式的浪費時間。「不要打擊自己,不要陷入自我否定,如果你犯了錯,承認它、注意它,下一個小時做出不一樣的選擇。」

檢討的標準也不必太嚴格。布雷格曼不認為凡事要追求完美,「與其空想完美,不如做些實際有用的事」。十八分鐘的意義在於讓你發現自己做不好的地方,「永遠不要浪費時間鑽牛角尖,想著自己為什麼失敗。」

許多人訂計畫卻總是無疾而終。遇到這種狀況,問題恐怕不是時間管理,而是出自內心。這時候不要質問自己為什麼半途而廢,而是問自己:是不是真心喜愛這件事?

如果答案是肯定的,請再度拿起行事曆,實際花時間去做,一個小時兩個小時,一周兩周,只要專注地投入時間,最終你會戰勝心底潛藏的不安,完成所有事。

「猶太教裡有個說法:每件事都是上天恩賜。你起床、睡覺、吃飯,甚至能自己上廁所,都值得感謝老天爺。因為有些人已經失去了獨自處理生活起居的能力,而我們還能健康生活。十八分鐘最好的一點就是,晚上當我一個人,回顧一整天的生活,想到那些美好的時刻,我真心感激。」十八分鐘的關鍵並不在於過有效率的生活,而是過一種值得回味的生活。

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