寫商業書信不是寫作文

初出道時，懷著滿腔的「熱血」，準備著商業文書大全、加上自認還可以的英文作文能力，要在跟國外廠商的商業書信上大顯身手，沒想到第一封回函的草稿就被我的老闆潑了一盆冷水說，「寫商業書信不是寫作文 !」 當時，我有如被棒喝，愣了一會才開始揣摩老闆的口令。他告訴我，商業書信最好分重點回答，像是做聯考考卷，分主題回答：主題1，主題2，主題3…；要把握的原則，簡單說就是 “KISS" :Keep It Short & Simple"。 當年學到的這個原則，直到現在還在使用，我也時常跟公司同事說這個簡單好用的原則，只是商業書信改成了 “電子郵件e-mail"。

我寫商業e-mail，不是用傳統文書方分段方式，而是用分點回應! E-mail是商業往來上很基本也很必須的工具，但要讓這個工具確實好用，就要了解寫信的目的、要表達的重點，在信中充分表達即可，不用去想要用哪一個英文單字比較優美，一定要寫多少字，這不是大學學測作文題，一百字可以說完的，就不要用超過一百字寫出，要完全像聯考問答題作答一樣，以簡潔、清楚、具體及完整為原則。而且用字越簡單越好，舉例來說，與其用 participate in ，不如用attend；用take the place of , 不如用replace 來得簡潔清楚。也就是多用多益單字，少用托福單字。 當年我的老闆為什麼要如此說？道理很簡單，商業往來要確認的是1.金額，2.品質，3.交貨時間，4. 分項數量等非常實際的內容，不用咬文嚼字。寫信的目的就是要確認雙方的認知是否有差異，尋找關鍵資訊。而這些內容，通通要分點說明才清楚! 所以我寫商業e-mail，不是用傳統文書的分段方式，而是用分點回應! 別怕分點，我曾經回過一封mail，一共分了快20點!

KISS : Keep It Short & Simple! 因此寫e-mail不是寫作文， 1. 有話請直說，用字要簡單! 2.一點一點，分點說，最明白! KISS : Keep It Short & Simple!