養成4個小習慣，時間分秒不浪費

經理人月刊

忙碌的現代人常有「時間不夠用」的困擾，而新年開端的一月，正好是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。以下4個時間管理訣竅，可讓自己更有效地運用時間，以提升工作效率。

1.集中處理電子郵件
每天寄來信箱的電郵多達數十封、甚至上百封，立即逐一回覆，並非最好的方式，因為必須打斷自己原有的工作。不妨將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下班前」這3個時段，只處理必須馬上回覆的電郵。如此一來，每天節省10分鐘，一個月就能節省5小時，可讓時間更充裕。

2.善用空檔時間
等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。善用時間的人，會懂得「活動空檔」，整理出在不同的空檔裡可以做的事情。例如3分鐘空檔，可以打一通電話、看一遍資料、整理筆記或寫感謝函。如果有10分鐘空檔，可以整理桌子、收發電子郵件，或是整理名片。如果有30分鐘空檔，則可以看報章雜誌、製作電子檔的文件，或是前往書店翻閱新書。

如果平時就養成習慣，計算自己完成一項工作所需的時間，就能了解如何更有效地運用空檔時間。此外，外出時最好也能事先做準備，例如帶文件、書籍或筆記型電腦，以善加利用多出來的空檔。

3.行程表的進度管理
即使是擬定完整的計畫，也可能會有非預期的意外發生。換句話說，懂得研擬和執行企畫的人，不見得懂得如何確認執行進度，到了發現問題之時，往往已經不可收拾。

因此，想防止「開天窗」的情事發生，就必須時時確認整體的進度，以「天」「星期」為單位，一旦發現問題或失誤，就在問題擴大前修正。確認進度之時，可以4個原則進行，包括：「是否發生無謂浪費」（花太多時間或工作順序是否重複）、「是否有疏漏」（是否漏掉沒有處理好的工作，或是漏掉客戶資訊）、「是否有失誤」（例如期限是否正確）、「是否太勉強」（例如工作行程進度是否強人所難、經費超出預算）。

4.為明天做好準備
下班前，先確認當天完成的工作，再列出今天尚未完成的工作，並且集中到明日的工作清單裡，如此隔日進辦公室時就能立即工作。