在過去幾年，打造實體辦公室對專業企業人士來說，重要性愈來愈低：提出點子、創作，以及思考顧客與我們服務的產業的能力，和我們所處的實體環境愈來愈沒關係。更重要的是我們合作的對象，以及我們能否取得創作所需的資訊或工具。而提高生產力的真正關鍵──指針對付出的時間，提升成果的質量──在於專注自己想達成的成果，而不是完成目標花了多少時間。
要讓遠距工作發揮生產力，有一些工具和技巧可以助你一臂之力。讓它們成為你的運作原則，依據需求採納和調適。
原則 1 安排重疊的時間
遠距工作的一個關鍵重點，在於公司必須安排重疊時間，讓員工可以同時在線上。當你想要提供客戶服務之類有時間表的產出時，重疊就很重要。你必須同時有好幾個人待命，即使有人缺席也不會有任何閃失。
原則 2 使用視訊會議
「眼見為憑」對大多數人與大部分公司來說一點都沒錯。讓員工遠距工作時，你可以運用各種科技。視訊會議現在非常簡單，幾乎和親自會面一樣有效。運用這類工具展示與說明十分簡易。
原則 3 隨時方便取得必要資訊
讓遠距工作發揮生產力的關鍵之一，在於讓組織裡的每個人 1 天 24 小時、1 個禮拜 7 天都能取得所有他們需要的檔案與資訊。 你必須讓所有資料隨時都可公開取得。
原則 4 設置虛擬茶水間
你需要一個地方，讓員工可以聚在一起交換看法。此時虛擬茶水間恰好不過。你只需要建立一個線上聊天室，讓遠距工作者可以隨時登入和其他員工互動。聊天室也可以讓每個人感覺自己在圈子裡，馬上知道公司其他地方發生了什麼事。
原則 5 每周確認進度
你可以而且也應該每周利用視訊會議讓大家聚在一起。這是每個人報告他們在做什麼的機會，讓你能擁有更多凝聚力。要求每個人都要用幾句話，報告過去一周做了什麼，以及未來一周打算專心處理什麼任務。
原則 6 把結果當作評量標準
遠距工作者享有的另一個好處是，結果是唯一重要的評量標準。 評判一個人工作表現的標準，不是他們幾點到達和幾點離開辦公室，唯一可以評量的是他們產出工作的分量和品質。
原則 7 消除幽閉恐懼
為了解決遠距工作的潛在的問題，你可以這麼做： 鼓勵遠距工作者定期安排人際互動。 清楚表明不希望員工平均一周工作超過 40 小時。 配備專家協助遠距工作者替自己的家庭辦公室找到最佳配置。 每月給每位遠距工作者津貼，讓他們成為健康俱樂部會員。 最好讓整個專案團隊都嘗試遠距工作模式。 幫助公司的遠距工作者以簡單但合法的方式繳稅。
原則 8 雇用聰明人士
採取遠距工作的關鍵好處之一，是你可以從世界各地聘請優秀員工，不受限於只能聘請住在附近的人，你可以徵求全世界最耀眼的人才。到頭來這點可能成為你的強大競爭優勢。
原則 9 吸引最佳人才
遠距工作制度另一個絕佳好處是你可以留住優秀人才，不論他們選擇住在哪裡。如果有其他狀況迫使他們必須搬到另一個城市、 另一州、甚至另一個國家，他們可以把工作帶著走。
原則 10 定期聚會與衝刺
除了定期會面會增加你遠距工作的能力，有時找時間碰面，在最後關鍵期限一起衝刺也是不錯的點子。那種令人抓狂的期限帶來的壓力鍋氣氛、離譜的工作時間，以及瘋了似的辛勤工作，可以產生不可思議的團結精神。
原則 11 建立公平的競賽場
你必須建立與維持用人唯才制度，讓優秀的工作成果受到認可，不論是在辦公室或遠距完成都一樣。這不難做到：
■ 讓每個人都偶爾遠距工作。
■ 充分利用 WebEx 等桌面應用程式，讓以遠距方式參加會議的人，也能得到和現場人士一樣多的資訊。
■ 利用電子郵件或其他線上傳訊方式充分進行討論。
■ 努力讓遠距工作者參加每次的討論。
原則 12 經常一對一談話
對於遠距工作者，你確實會想要更頻繁地以一對一的方式，跟上他們的進度。這些聊天無非就是讓溝通管道保持暢通。
原則 13 避免過度工作
當你在家工作時，工作很容易變成嗜好，沒日沒夜所有時間都在處理工作。你需要確保人們有合理的工作時間。他們需要做得夠多，但不能太多，平均一周 40 小時大概差不多。一定要讓每個人知道公司期待他們怎麼做。
原則 14 建立規律
大部分遠距工作者發現，如果他們大部分時間都能遵守他們自定的規律，他們會最有效率。
原則 15 維持高昂士氣
唯有讓他們做喜歡和在意的工作，並且和他們喜歡共事的人一起工作，才能讓他們維持動力。如果你發現自己要花很長時間才能完成工作，你必須和經理人談談要怎麼做才能幫助你回歸正軌，並且重拾生產力。
原則 16 來去自如
遠距工作時，你可以帶著工作全球到處跑。今日許多創意工作只需要一台電腦和網路就能完成。
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