華爾街日報
每個忙碌的工作日結束，索爾蒂諾(Kelly Sortino)總是很難回想起這一天究竟成就了什麼。她是加州希爾斯伯勒(Hillsborough)明泉中學(Crystal Springs Uplands School)高中部的主管。她的工作常常需要她每天工作12小時，包括週末和晚上。她很享受這份工作，但擔心自己沒有完成所有的任務。
索爾蒂諾說，她覺得自己大部分時間是在“滅火”，沒有時間從事更多戰略性和前瞻性的工作來讓學校發生更大的變化。
她決定在斯坦福大學(Stanford University)參加一個簡化工作流程和減少時間浪費的研習班。在那里，她學到了如何更有效地規劃時間以及怎樣把注意力分散減到最少等等。她還要求自己有條不紊地完成每天的工作任務，避免拖延，以及定期清理電子郵箱和辦公區。
這些變化讓她的時間管理有了明顯的進步。索爾蒂諾對自己的日常工作有了更好的瞭解，已經有能力從事長期項目。她還會在週末加班，但只在必要的時候。
提高效率並不容易。在全球化浪潮來臨、競爭壓力加劇和技術革新快得讓人喘不過氣來的今天，員工們很難在應付不斷增加的工作量的同時還能保持工作與生活的良性平衡。幸運的是，專家們說，小幅調整員工對工作的看法可以對他們的工作效率產生重大影響。
學著確定各項工作的優先次序，并讓自己一天中總在若干不間斷的整塊時間中工作。斯坦福大學2009年的一項研究發現，同時執行多項任務的效率要低于只執行單一任務的效率，而且許多宣稱自己能同時做多件事情的人都很難過濾掉不相關的信息，從而使他們的表現打了更多折扣。
安排特定時間查看電子郵件和短信，而不是在收到電子郵件后馬上就讀。你可以在電子郵箱中進行設置，把老板等發件人的信息標為重要郵件。
從容回復信息能夠重塑同事的期望值。加州科特馬德拉(Corte Madera)的咨詢師、《一個人的工廠》(A Factory of One)一書的作者馬爾科維奇(Daniel Markovitz)說，許多人已習慣于期待在發出電子郵件和短信后立即得到回復，這是不切實際的，也是事倍功半的。
他說，如果你不回復，你就會在三分鐘后收到這位同事的更多電子郵件或者電話，問你是否收到了之前的郵件，然后你就不得不處理來自這同一個人的兩三封抓狂的電子郵件或語音信息。如果與數十個對你的時間有不合理要求的人打交道，就會讓你無暇顧及做其他事情。
每個工作場所都會有最受青睞的溝通方式，但這通常都不是效率最高的方式。要樂于放下那些阻礙同事之間相互理解的工具。如果你不能通過一封電子郵件把自己要說的意思表達清楚，那就考慮改用打電話、發短信或面對面交談的方式。
波士頓諮詢公司(Boston Consulting Group)高級合夥人伊夫•莫里厄(Yves Morieux)說，試著去了解同事們在做什麼以及他們的做事動機，因為這可能是許多辦公室衝突的根源，這類衝突讓人們的生活變得更加複雜。莫里厄也是《六條簡單法則：如何管理好複雜性，不讓事情變得更複雜》(Six Simple Rules: How to Manage Complexity without Getting Complicated)一書的作者。
試著了解老闆做決定的動機，這一點尤其重要。大多數下屬會人云亦云，對上司的看法追隨同事們的主流觀點，但那些看法往往是不正確的。更好地了解老闆的想法有助於你向上司“推銷”有利於部門和整個公司的程序調整建議。
配合你的老闆，優先處理重要的工作，取消徒勞工作任務。員工們可能認為改變工作職能是冒險的，但表現出積極主動可以給你的老闆留下深刻的印象。
在你開始做新項目前要搞清楚指示，同時要得到你的上司和同事們的關注。總部設在康涅狄格州斯坦福的Schaffer Consulting的高級合夥人羅恩•阿什肯納斯(Ron Ashkenas)說，許多員工在還沒有完全弄清楚老闆預期值的情況下就著手做項目，因為他們不想表現出對老闆的指示有所挑剔。他說，等項目做完了，老闆會說：“我的意思不是讓你這樣做。”結果雙方都感到沮喪。
如果你一個人無法處理某些任務，不必硬著頭皮自己去解決難題或是焦慮不安，你可以召集同事們一起探討。阿什肯納斯說，讓同事們成為一支支持力量，打破營造複雜性文化的徒勞模式。你可以與同事們合作，共同簡化工作流程。
DENNIS NISHI
沒有留言:
張貼留言